Dyrektor AI w firmie: etat, kilkanaście godzin czy wcale?

Konta dla zespołu są kupione, szkolenie było, każdy coś tam próbuje, a Ty zaczynasz się zastanawiać, czy ktoś nie powinien tego wszystkiego prowadzić. Czy dyrektor AI w firmie od 15 do 50 osób ma w ogóle sens, a jeśli tak, to w jakiej formie: etat, osoba z zespołu, szkolenie, agencja czy ktoś z zewnątrz na kilkanaście godzin w miesiącu. Przechodzę przez te formy po kolei, tak żebyś sam ocenił swoją sytuację, także wtedy, gdy wyjdzie Ci, że na razie nie potrzebujesz nikogo.

AI w firmie zwykle już jest, brakuje kogoś, kto je prowadzi

Rozmawiam o tym z właścicielami firm i w kółko słyszę te same cztery rzeczy.

Po pierwsze, każdy używa czegoś innego. Jeden handlowiec ma ChatGPT, koleżanka z biurka obok Copilota, a trzecia osoba nie ma nic. Część zespołu pracuje na prywatnych kontach i nikt nie ustalił, czy wolno tam wkleić ofertę z danymi klienta.

Po drugie, po szkoleniu wszystko wróciło do normy. Był zapał i kilka fajnych przykładów, a miesiąc później każdy pracuje po staremu. Konta są dalej opłacane, tylko mało kto z nich korzysta.

Po trzecie, wiedza siedzi w głowach. Jak policzyć wycenę, wie handlowiec, który robi to od lat, a cennik, zasady i wyjątki znają dwie osoby i jeden stary arkusz. Agent, czyli AI, które pracuje na plikach firmy, bez tej wiedzy zgaduje. O tym, czym agent różni się od chatbota, mam osobny tekst.

Po czwarte, nie masz kogo zapytać. Dostawcy polecają własne narzędzia, co trudno mieć im za złe, natomiast decyzję, od czego zacząć i co odpuścić, podejmujesz sam. Moim zdaniem to jest dziś największe wyzwanie: właściciel wie, że AI naprawdę potrafi wiele rzeczy, ale nie wie, co konkretnie zrobi w jego firmie.

W każdej z tych czterech sytuacji narzędzie zwykle jest w porządku, a brakuje osoby, która powie, od czego zacząć, i zostanie, aż zespół zacznie tak pracować na co dzień.

Prowadzić AI znaczy wybrać jeden cel na miesiąc i sprawdzić liczbę

Tę rolę możesz nazwać dyrektorem AI albo po angielsku Chief AI Officer. W małej firmie sprowadza się ona do czterech kroków, które wracają co miesiąc. Ten, kto prowadzi:

1. Ustala z Tobą jeden cel. Zaczyna od rozmowy z Tobą i z osobą, która robi daną pracę na co dzień. Wybieracie jeden proces i liczbę, po której poznacie, czy się udało.
2. Zbiera wiedzę firmy. Prosi o kilkanaście zamkniętych spraw: co przyszło i co z tego wyszło. Z nich spisuje instrukcję dla agenta, czyli to, co agent musi wiedzieć, żeby pracować jak ktoś z Twojego zespołu.
3. Pracuje z zespołem na prawdziwych zadaniach. Ludzie robią z agentem to, co i tak mieli zrobić, a on siedzi obok i poprawia instrukcje. Agent przygotowuje, człowiek sprawdza i wysyła. Zaczynają jedna, dwie osoby, potem dochodzą kolejne.
4. Sprawdza liczbę. Na koniec miesiąca patrzycie, co wyszło, a co nie, i decydujecie: rozwijamy, poprawiamy albo odpuszczamy. Potem wybieracie cel na kolejny miesiąc.

Ten jeden cel jest tu celowo. Na warsztatach bierzemy jeden proces, domykamy go, zespół wchodzi w płynność i dopiero wtedy dokładamy następny. Ludzie uczą się na jednym wycinku, widzą efekt i po kolejne rzeczy przychodzą już sami.

Jak wybrać pierwszy proces i po co są zamknięte sprawy, rozpisałem w tekście o tym, od czego zacząć wdrażanie AI w firmie. A jak ta kolejność zadziałała we wdrożeniu, które prowadziłem z zespołem Two Colours, opisałem w case study z działu sprzedaży firmy budującej domy.

Etat rzadko ma sens, zewnętrzny dyrektor AI na kilkanaście godzin zwykle wystarcza

Form jest pięć: trzy kupujesz z zewnątrz, dwie masz wewnątrz firmy.

Szkolenie, agencja i ktoś z zewnątrz

Każda z tych trzech rzeczy kończy się w innym momencie.

Szkolenie kończy się w dniu szkolenia. Jest dobre, kiedy cały zespół ma poznać podstawy. Jeśli macie je już za sobą razem z kupionymi licencjami, to start jest opłacony, a brakuje jednego przejścia przez Wasze prawdziwe zadanie, od początku do końca.

Agencja wdrożeniowa kończy, gdy odda projekt. Mówię to jako współwłaściciel takiej agencji: od ponad 10 lat współprowadzę Two Colours i to nasz zespół buduje platformy, integracje i kod. Kiedy wiadomo, co ma powstać, to dobry adres. Tylko że za narzędziem musi jeszcze pójść zmiana sposobu pracy ludzi, a tej samo oddanie projektu nie załatwi.

Zewnętrzny dyrektor AI zostaje. Co miesiąc sprawdza z Tobą poprzedni cel i wybiera następny, a kiedy trzeba zbudować coś większego, zleca to zespołowi wdrożeniowemu i pilnuje go po Twojej stronie stołu.

Szkolenie

• Tak: Cały zespół poznaje podstawy naraz
• Tak: Daje zapał i kilka dobrych przykładów
• Nie: Kończy się w dniu szkolenia
• Nie: Uczy narzędzia, proces zostaje po staremu
• Nie: Po miesiącu nikt nie sprawdza efektu

Agencja wdrożeniowa

• Tak: Buduje platformy, integracje i kod
• Tak: Dobry adres, gdy od razu potrzebna jest duża platforma
• Nie: Kończy, gdy odda projekt
• Zmianę pracy zespołu trzeba poprowadzić osobno

Zewnętrzny dyrektor AI

• Tak: Wybiera z Tobą jeden cel i liczbę na miesiąc
• Tak: Zostaje i co miesiąc sprawdza liczbę
• Tak: Wiedza zostaje w firmie, w zwykłych plikach
• Nie: Potrzebuje osoby, która ciągnie temat w zespole
• Nie: Nie gwarantuje wyniku
• Nie: Dużych systemów nie buduje w puli godzin

Etat i osoba z zespołu

W firmie tej wielkości etat dla dyrektora AI rzadko kiedy ma sens i widać to po czterech krokach, które opisałem wyżej: jeden cel na miesiąc, kilka spotkań, praca nad instrukcjami między nimi. To się mieści w kilkunastu godzinach. Resztę i tak robi zespół na swoich zadaniach, a zespołu nie da się popędzić. Ludzie muszą najpierw zobaczyć, jak agent w ogóle działa, zanim dostaną kolejne zadania.

Do tego to powinien być ktoś, kto robi to na co dzień. Sam pracuję z kilkoma agentami naraz i wszystko, co polecam klientom, sprawdzam najpierw u siebie. Piszę „rzadko”, bo mówię o firmach do 50 osób i o jednym celu na miesiąc. W większej organizacji rachunek może wyjść inaczej.

Zostaje ktoś z zespołu. Weźmy najbardziej techniczną osobę w firmie, która dostaje AI obok swoich obowiązków. Ona zna firmę lepiej niż ktokolwiek z zewnątrz i jest potrzebna w każdym wariancie, natomiast zostaje z tym samym kłopotem co Ty: nie ma kogo zapytać, od czego zacząć i co odpuścić. A spisanie wiedzy firmy tak, żeby agent mógł z niej korzystać, to osobna robota. Na warsztatach widzę, że zespoły nie chcą budować tego od zera. Chcą mieć to wdrożone i umieć z tego korzystać.

Bez osoby po Twojej stronie żadna z tych form nie zadziała

Osobę, która ciągnie temat między spotkaniami, nazywam opiekunem procesu. Na warsztatach szkolę ją najdokładniej, bo to ona wdraża potem resztę zespołu.

Zaczynam zresztą od małej grupy: jednej, dwóch, najwyżej trzech osób, które najszybciej poczują efekt. Z nimi budujemy proces, a dopiero potem powstaje z tego procedura, którą można przekazać innym. Kiedy startuje cały zespół naraz, każdy robi po swojemu i później trudno to połączyć.

Poza opiekunem potrzebna jest Twoja obecność na spotkaniach, na których zapadają decyzje. Potrzebny jest też dostęp do ludzi, którzy robią daną pracę, i do ich zamkniętych spraw oraz czas zespołu na pracę z agentem na własnych zadaniach. Jeśli oczekujesz, że ktoś zrobi wszystko za zespół, bez jego udziału, to ja w tym nie pomogę.

Najbardziej lubię moment, w którym ktoś z zespołu klienta pierwszy raz sam poprawia instrukcję agenta. Wtedy wiem, że to zostanie w firmie także beze mnie.

Czasem wystarczy szkolenie, projekt wdrożeniowy albo jeszcze nie pora

Są sytuacje, w których nikt taki nie jest Ci potrzebny, i wolę nazwać je wprost.

• Chcesz, żeby cały zespół poznał podstawy czatu. Wtedy szkolenie bywa lepszym wyborem. Prowadzenie ma sens dopiero wtedy, gdy jeden proces ma zacząć działać inaczej.
• Potrzebujesz od razu dużej platformy albo integracji. To projekt wdrożeniowy. U mnie taki temat trafia od razu do zespołu Two Colours.
• Chcesz planu, który wdrożysz sam. Wystarczy jednorazowa praca. U mnie to Sprint strategiczny: 3 tygodnie, 7 000 zł netto, a na końcu dostajesz plan z liczbami.
• Firma ma mniej niż 15 osób. Tę usługę układałem pod firmy od 15 do 50 osób. W mniejszej zacząłbym od tego, co da się zrobić samemu: pierwszy krok z agentem AI bez programisty.
• Nie masz procesu, który powtarza się co tydzień i da się policzyć, albo nie masz kogo wyznaczyć. Wtedy jeszcze nie pora. Najpierw proces i osoba, potem ktoś, kto to poprowadzi.

U mnie to 12 godzin w miesiącu i jeden cel z liczbą

Tak ułożyłem tę usługę u siebie, na podstawie warsztatów i wdrożeń, które prowadzę z zespołem Two Colours.

• 12 godzin w miesiącu

  pula zapisana w umowie: około 4 godzin na spotkania i około 8 godzin pracy między nimi

• 1 cel z liczbą

  na każdy miesiąc; po tej liczbie poznajemy, czy się udało

• 6 000 zł netto miesięcznie

  minimum 3 miesiące, potem miesięczne wypowiedzenie

Spotykamy się od 2 do 4 razy w miesiącu: czasem to cztery krótkie rozmowy, czasem dwa dłuższe warsztaty z zespołem. Pracuję najwyżej z 5 firmami naraz.

Wyniku nie gwarantuję, bo połowa pracy jest po stronie Twojego zespołu. Gwarantuję, że co miesiąc sprawdzimy liczbę i powiem Ci wprost, co nie zadziałało.

Wiedzę firmy zapisuję w zwykłych plikach, na Twoich kontach i dyskach, więc gdy skończymy współpracę, niczego nie zabieram i nic nie przestaje działać. Dlaczego tak mi na tym zależy, wyjaśniam w tekście o tym, że kontekst firmy jest jej aktywem.

Platformy, integracje i kod są poza pulą: robi je Two Colours i wycenia osobno, zanim ruszą. Licencje na narzędzia AI kupuje firma. Wszystkie warunki znajdziesz w cenniku na stronie głównej, a przebieg miesiąca w części o tym, jak pracuję.

Pięć pytań pokaże, czy to już Twój moment

1. Czy firma ma od 15 do 50 osób, a decyzje podejmujesz Ty albo zarząd?
2. Czy macie za sobą pierwsze próby z AI i widzisz, że same licencje nie wystarczą?
3. Czy masz proces, który powtarza się co tydzień i da się policzyć, na przykład wyceny, oferty albo odpowiedzi na zapytania?
4. Czy wskażesz osobę, która pociągnie temat między spotkaniami?
5. Czy zależy Ci na tym, żeby wiedza firmy została u Ciebie?

Pięć razy „tak” to znak, że warto porozmawiać. „Nie” przy trzecim albo czwartym pytaniu znaczy, że najpierw trzeba znaleźć proces albo osobę.

Pierwszym krokiem jest bezpłatna diagnoza. Powiem Ci na niej, od którego procesu bym zaczął, a jeśli nie jestem Ci do tego potrzebny, usłyszysz to wprost.